Sənədlərinizi nə qədər uzun saxlayacaqsınız?
Kağız bir ağrıdır və bir ev verilməsi sistemi idarə etmək bir sürükleyebilir, ancaq həqiqətən asmaq lazımdır bəzi sənədlər, çünki onlara lazım olacaq zaman bilməyəcəksiniz. Sənədləri saxlamaq üçün nə qədər vaxt lazımdır və onlardan nə edildiyinizi, hansıları parçalamaq lazım olduğuna dair bir primer. İşəgötürən bir ev sənədləşdirmə sisteminin yaradılması və saxlanılması üçün tez bir istinad bələdçisi olaraq xidmət etməlidir.
Birincisi, aldığınız kağız miqdarını azaltmağı düşünün və daha az parçalamaq və ya daha az fayl çəkmək lazımdır.
Bu, e-vərəqələrə imza atmaq, əlavələr qəbul etmək, istifadə etməyəcəyiniz kuponları və ya həqiqətən bilmədiyiniz zaman asmaq lazımdır kimi hiss etdiyiniz başqa bir ephemera qəbul etməyinizi istəmir.
Həqiqətən kağız dağıdıcılığı ilə qarşılaşdığınız yerə yığışdırdığınız kimi hiss etdiyiniz nöqtəyə çatarsanız, çaşqınlıq prosesində sizə kömək edə biləcək peşəkarlara müraciət edin.
İkinci addım yerinizdə yaxşı bir poçt idarəetmə sisteminiz olduğundan əmin olmaqdır. Sizə gəldiyin poçtu daha səmərəli şəkildə idarə edərkən, daha az vaxtında böyük bir fayl vermə / parçalama / geri dönüşüm seansını etmək lazımdır.
Elektron Dosyalama Sistemini Quraşdırın
Elektron filinq sistemini quraraq sənədlərinizi təqdim etməkdən qurtulmaq, yerinizi xilas edəcək və kağız yığılmalarından qurtulacaqdır. Bu bir qələbədir. Hal-hazırda, elektron poçt sistemi çox məna verir. Başlamaq üçün bir skaner və faylları, bir kompüterdə və ya buludda bir qovluq sistemi və xarici sabit disk saxlamaq üçün bir yerə ehtiyacınız var.
Fərqli sənəd növləri (misal: ev, vergi, avto, doğum şəhadətnamələri və s.) Üçün ümumi qovluqların yaradılması Elektron filinq sistemlərinin axtarışa biləcəyindən dolayı saxlama sənədləri ilə çox dəqiq məlumat almaq lazım deyil.
Sonra hər bir sənəd tarar və məzmuna görə bir qovluqda saxlaya bilərsiniz.
Mühüm sənədlərin surətlərini saxlama
Süper mühüm sənədləriniz üçün mütəxəssislər nüsxələrin saxlanmasına məsləhət görürlər.
Bu, bir nüsxəsini bulud saxlama və digərinə sabit diskdə saxlamaq deməkdir. Bununla yanaşı, bir nüsxə elektron dublikatınızda və bir nüsxədə yanğın təhlükəsizliyində saxlamaq deməkdir.
Bu sənədləri sonsuza qədər saxlayın
Bu sənədlər əbədi saxlanılmalıdır:
Akademik Qeydlər - İşə müraciət edərkən gələcəkdə istifadə edilə biləcək diplomlar, transkriptlər və portfel işləri.
Qəbul sənədləri
Baptismal Sertifikatlar
Doğum sertifikatları
Ölüm Sertifikatları - Vergi məqsədləri üçün lazım ola bilər.
Sürücü Lisenziyaları
Məşğulluq Records - Hər hansı bir maddələr, sazişlər, intizam faylları və icra baxır.
Evlilik Sertifikatları
Tibbi qeydlər
Hərbi qeydlər
Pasportlar
Pensiya və Pensiya Qeydləri
İctimai Təhlükəsizlik Kartları
Wills
Qısa müddətə qənaət edin
Bu sənədlər aylıq və ya həftəlik kimi tez-tez toxunula bilər:
Bank Hesabatları - 1 ay
DQİ - hər hansı bir vergi və ya zəmanətlə əlaqədar 1 il, digər ödənişlər ödənildikdən sonra bütün digər qanunlar kəsilməlidir.
Kredit kartı istiqrazları - ödənildikdə dərhal kəsilməlidir.
Ev təkmilləşdirilməsi daxilolmaları - ev satılana qədər saxlayın.
İnvestisiya qeydləri - Hesabınızı bağladıqdan və ya təhlükəsizliyinizi satdıqdan sonra 7 il.
Kirayəliklər - Taşındığınız və depoziti ev sahibindən geri alana qədər saxlayın.
Paychecks / Pay Stubs - W-2 qəbul etdiyinizə qədər 1 il
Satış Qəbulları - Zəmanətin ömrünü davam etdirin. Aydındır ki, bu, yalnız alət və elektronika kimi böyük satınalmalara aiddir. Mən adətən baqqal və geyim kimi əşyalar üçün daxilolmaların saxlandığını bilirəm, çünki geri qaytarılmanın qəbzinə ehtiyacım yoxdur.
Vergi Sənədləri - Sənədlərinizi və W-2s və daxilolmalar kimi bütün sənədləri daxil olmaqla 7 il.
Vehicle Records - Qayıq, avtomobil və ya motosiklet satılır qədər saxlayın.
Sənədlərdən necə qurtarmaq olar?
Parçalanma sənədləri şəxsiyyət oğurluqdan qorunmanın əsas yoludur. (Kimlik oğurluğundan qorunma necə təhlükəsiz ekspert Jay Foley ilə müsahibə oxuyun). Nəyi parçalamaq merak edirsiniz? Ümumi qayda aşağıdakı məlumatlar kəsilməlidir: hesab nömrələri, doğum tarixi, qız adı, parol və sancaqlar, imza və sosial təhlükəsizlik nömrələri.
Yenə də, bu, heç bir məyus deyildir.
Burada əsaslar:
Sənədlər hələ də "aktiv" olduqda, istinad üçün istinad etmək və sadə ev verilməsi sistemini yaratmaq lazımdır. Bu, mövzuya görə sənədlərin verilməsi və sonra istifadə edilmədikdə onları parçalamaq deməkdir.
Hansı sənədlər kəsilməlidir?
Əgər bu sənədlərlə bitirdiyin və artıq onlara ehtiyac duymuyorsan, bura nə edəcəyiniz (hər şey başqa - kağız sənədi kimi - təkrar emal edə bilərsiniz).
ATM daxilolmaları
Bank hesabatları
Doğum şəhadətnaməsinin surətləri
Ləğv edilən və etibarsız çeklər
Kredit kartı istiqrazları
Kredit hesabatları
Sürücü lisenziyaları (müddəti bitmişdir)
Hər hansı bir təsbitə sahib olan işə sənədlər
Vaxtı pasportlar və vizalar
İnvestisiya hesabları #s
Hüquqi sənədlər
İnvestisiya, fond və əmlak əməliyyatları
İmza olan əşyalar (icarə, müqavilələr, məktublar)
Baqaj etiketləri
Tibbi və diş qeydləri
İctimai Təhlükəsizlik nömrəsi olan sənədlər
Parollar və ya PİN nömrələri
Səhv verin
Öncədən təsdiqlənmiş kredit kartı tətbiqləri
Hesab nömrələrini yoxlamaq, kredit kartı nömrələrini və ya başqa hər hansı bir məlumatı daxil edən daxilolmalar
Vergi formaları
Onlara aid məlumatları təsvir edən transkriptlər
Səyahət marşrutları
Təyyarə biletləri istifadə olunur
Kommunal xidmətlərin (telefon, qaz, elektrik, su, kabel TV, internet)
Bu sənədləri yoxlamaq və onları artıq zəruri olmadıqda parçalamaq üçün çevik bir fayl sistemi qurulduğundan əmin olun.
Saxla etməyi planlaşdırdığınız hər şey hərəkətə keçilməlidir, təşkil olunmalı və açılmalıdır. Mən ev verilməsi sistemini sevirəm.