7 addımda bir evlendirme sistemi təşkil etmək

01-də 07

Bir Sənədi Göndərmə Qərarını Qurmaq üçün + Sənədli Saxlama Sisteminin Qərargahı

Mübarizə gerçəkdir: sənədlərin idarə olunması və kağızı yığışdırmaq çuxurlardır. Buna görə istifadə edəcəyi asan, əlverişli bir ev verilməsi sistemi qurmaq çox vacibdir. Bu gün biz bunu birlikdə edəcəyik.

Məqsəd

Həyatınızın qalan hissəsi üçün istifadə edəcəyi bir ev verilməsi sistemini necə quracağınızı öyrənin. Həyat tərzi dəyişikliyinə uyğunlaşmaq üçün çevik olmalı və sadə olmalıyıq ki, həqiqətən onu saxlayacaqsınız.

Nə lazımdırsınız?

• Kabinet və ya fayl qutusunun verilməsi
• Fayl qovluqlarını asma (mən yuxarıda təsvir edilən bu rəngli olanları sevirəm)
• Desktop fayl sahibidir
• Shredder
• Recycling bin
• Fayl qovluqları
• Etiket istehsalçısı və ya qələm

Zamanlama

Bu həftə sonu bir layihədir. Bu işi / məktəbin uzun bir günündən bir həftə sonra başlamağı məsləhət görmürük. Bunu şənbə günü və ya bazar günü səhər bir fincan qəhvə və ya çayla təchiz edilmiş bir şəkildə başlayın və bu, bir-olsun-gəlin-bu-görülən bir münasibətlə başlayın.

02/07

Bütün sənədlərinizi bir yerə yığın

Bir ev verilməsi sisteminin qurulmasında ilk addım sizin fayllarınızı və sənədlərinizi həmin məkana salmaqdır, belə ki, düzmək, geri qaytarmaq və parçalamaq mümkündür. Hər yerdə bir yerə sahib olmaq, aşağıdakı üstünlüklərə malikdir:

1. Əlinizdəki vəzifəyə diqqət yetirəcəksiniz. İstədiyiniz zaman (məsələn, filinq kimi) həyəcanlandırmadığınız bir vəzifəni yerinə yetirmək, başqa bir yeni layihəyə baş çəkmək və yola çıxmaq üçün hər hansı bir bəhanə. Əgər bütün təchizatlarınız (buradakı siyahıda) və bütün sənədləriniz bir yerə sahib olsa, həqiqətən də heç bir bəhanə yoxdur, lakin qazmaq üçün.
2. Daha ətraflı olacaqsınız. Evinizin qarşısındakı bir sürüşmənin edilməsi, çamaşırxana otağında unutulmuş bir yığın kağızı tapdığınız müddətdən bir neçə həftə sonra vəzifəni təkrarlamaq lazım olmayacaq.

Sənədlər axtarmaq üçün bir neçə yer (gözətçi çəkənləriniz, filtrlər və poçt yığınları xaricində):

1. Qonaq otağı. Bülletenlər oturma otağına yığılmağa meyl edirlər, çünki biz tez-tez onlarla nə əlaqəsi barədə fikirimiz yoxdur. Ona görə də həmişə sənədlərinizi qutuda yerləşdirməlisiniz, amma mənim məktubumda nə edəcəyinizə əmin deyilsiniz.
2. Çantalar . Sırt çantaları, iş çantaları, əl çantaları, idman çantaları və çamadanlar.
3. Mətbəx. Kağız yığınları mətbəxdə bitmə üsulu var. Bunun səbəbi, mətbəxdə tez-tez qapıdan keçərkən başımıza çıxan ilk yerdir.

Beləliklə, bütün sənədlərinizi toplayın və sonra ...

5 qığılcım yarada biləcəyi sabit bir səthlə yaxşı bir yer seçin. Bu, kifayət qədər böyük olsa, bu masa, qonaq otağı yatağı və ya masanız ola bilər. Əgər kifayət qədər böyük bir səthiniz yoxdursa, mərtəbə də işləyir.

Çox sayda sənədləriniz varsa, yığınların üstünə düşə bilər, sonra qutular və ya karton qutuları istifadə edin. Onları ayrı tutmaq və səhvlərdən qaçmaq üçün onları etiketləyin - keçən ilin vergi bəyannamələrini "təkrar emal" qutusuna təsadüfən salmaq kimi.

03/07

5 məqaləyə bölün

İndi biznesə çıxma vaxtı gəldi. Hər bir kağıza toxunmaq və bu barədə qərar qəbul etmək lazımdır.

Qaydalar: Hər bir kağız parçası haqqında qərar qəbul etməlisiniz . Bu 5 kateqoriyadan birinə daxil olacaq:

1. Fəaliyyət: Sənədlər üzərində hərəkət etmək və sonra atmaq lazımdır. Aşağıdakı bir kateqoriyada "Ev" kimi istinad etdiyimiz şeylərlə qarışdırmayın. Ev sənədləri daimi olaraq verilir, Eylem faylları bir dəfə istifadə ediləcək və sonra atılır.
   Nümunələr: dəvətnamələr, park biletləri, görüş xatırlatmaları, ödevlər, vərəqələr və s.

2. Arxiv: Sizə asmaq üçün lazım olan sənədlər və ya sənədlər, lakin bir dəfədən çox və ya iki dəfə istifadə etməyinizə və ya istifadə etməyə ehtiyacınız yoxdur.
   Nümunələr: vergi bəyannamələri, tibbi qeydlər, akademik qeydlər, münsiflər rüsumuna, əməllərə, icarəliyə, müqavilələrə və s.

3. Evlər: Bunlar evinizi (və həyatınızı) saxlamaq üçün istifadə etdiyiniz sənədlərdir.
   Nümunələr: kuponlar, reseptlər, istifadəçi təlimatları, bu il vergilərinə dair daxilolmalar, qarşıdan gələn səyahət sənədləri və s.

4. Geri Qaytarma: Yuxarıdakı kateqoriyalara daxil olmayan və şəxsi məlumatı olmayan sənədlər və sənədlər.
   Nümunələr: Önemsiz poçt, artıq maraqlandıqları bir seminardan olan qəzet, qəzet, jurnal, ehtiyacınız olmayan köhnə ev tapşırığı, zərflər və s.

5. Parçalanmış: 1-3 kateqoriyaya bölünməyən sənədlər və sənədlər, lakin şəxsi məlumatları əks etdirir.
   Məsələn: Kredit kartı təklifləri, köhnə bank hesabatları, istiqrazlar və s.

04/07

Declutter + Sizə lazım olmayan sənədləri və faylları ləğv edin

Ən böyük yığıncağınız təkrarlanacaq. Əvvəlcə bu işi geri qaytarın - obyekt burada mümkün qədər tez məşğul olduğunuz kağız miqdarını azaltmaqdır.

Sonra, parçalayıcıları parçalayın - bu sizin adınızdan və ünvanınızdan kənara çıxan bir şeyi ehtiva etməlidir.

Alternativ olaraq, Konteynerlər Mağazasından İdarəetmə Qovşağınızı bu Guard çox şişirdilmişdir və sizin parçalayıcı cığırınız olan xəstələr üçün çox praktikdir. Beləliklə, şəxsiyyət vəsiqəniz haqqında məlumatı möhürlə və poçt və sənədləri şreddedən əvəzinə şəxsi məlumatlarla təkrar edə bilərsiniz.

Aradan qaldırdığınız zaman, bir sistemin qurulmasına başlamağın zamanı gəldi:

1. Istifadə etmək asan, belə ki, həqiqətən istifadə edəcəyik;
2. Həyat dəyişikliyi və yeni layihələr üçün kifayət qədər çevik; və,
3. Sürətli bir şey tapmaq lazım olduğunda, onu tapa bilərsiniz.

Buradakı gözəllik, ev və ya ofisinizə gələn və çıxan kağız sayından asılı olaraq, bu kateqoriyalara daha da aşağı düşə bilər.

05/07

Əsas səhifələndirmə sistemi üçün bir arxiv faylını qurun

Arxiv faylına hansı məqalənin gedəcəyinə qərar vermək olduqca asandır. Bunlar sizin sahib olduğunuz ən əhəmiyyətli sənədlərdir. Onlar sizin və ailəniz varlığını sübut edir, verginizi ödəyir, öz evlərini və avtomobillərini ödəyir, kollecdən məzun olur, ölkənizin pasportu və ya vizası ilə səyahət edə bilər. Bir sahibkarsınızsa və ya birdən çox əmlakınız varsa, bu fayl daha da böyük olacaq.

Bu faylda saxlanılacaq əsasların siyahısı:

• vergi bəyannamələri
• tibbi qeydlər
• akademik qeydlər
• münsiflər heyətinə vəzifə verdi
• əməllər
• icarə
• müqavilələr
• pasportlar
• Siyasi təhlükəsizlik kartları
• məşğulluq qeydləri
• baptism sertifikatları
• həyat sığortası / pensiya sənədləri

Bu sənədləri etiketli qovluqlarda bir fayl qutusunda saxlaya bilərsiniz. Təhlükəsiz olmağınız üçün daha çox "şeylər" qazanmağa başlayınca bir yanğın qutusu satın alın.

Öncə istifadə etdiyiniz faylları (bir neçə dəfə bir il) saxlayın. Bu məkanı daha çox təşkil etməyə təşəbbüs göstərin, çünki çox spesifik olursanız, əslində həqiqətən ehtiyac duyduğunuz zaman onları tapmaq çətindir. Ümumiyyətlə, Arxiv dosyanıza daldırsanız, həqiqətən, həqiqətən, kağız parçasına ehtiyacınız var, beləliklə mümkün qədər asanlıqla özünüzə olun.

İşdə kateqoriyalarım:

• Akademik
• Avtomobil
• Məşğulluq
• Maliyyə
• Sağlamlıq
• ID
• Sığorta
• Daşınmaz əmlak

Onlara əlifba sırası ilə təşkil edin, ancaq ID faylını önə çəkin. Bu, doğum haqqında şəhadətnamə, pasport, sosial təhlükəsizlik kartı və vəftiz sənədi kimi bir şey var. Bu da evlilik lisansınızı saxlamağınızdır.

Bu sənədləri saxlamaq üçün, 50 dollardan az olan, yüksək qiymətdir * olan Yüksək Təhlükəsizlik Məsələləri Kitabını qətiyyətlə nəzərdən keçirin. Başqa bir seçim isə Yüksək təhlükəsiz Reçetes qutusu. Bu, tibbi təchizat üçün nəzərdə tutulmuşdur, lakin asanlıqla bir neçə ədəd itirilməyən sənədləri asanlıqla saxlaya bilər.

Öz DIY öz faylınızı qura bilərsiniz və ya FileSolutions Home Filing Sistemi istifadə edə bilərsiniz.

* Bu faylları itirirsinizsə, qeydiyyatdan, Şəhər / Şəhər katibindən, Akademik Təşkilatlardan və s. Nüsxə almaq üçün daha çox ödəyə bilərsiniz, beləliklə $ 50 dəyərli, ağıllı bir investisiya.

06-dan 07-ə

Bir ev faylını təşkil edin

Burada ev təsərrüfatında saxlamağınız üçün yaxşı bir qayda var. Gələcəkdə lazım ola biləcək hər şey, ancaq Arxiv dosyanıza aid olmayan bir şeyə ehtiyacınız yoxdur. Bu faylda nə saxlanılacağı və nə etməyəcəyi barədə daha yaxşı bir fikir əldə etmək üçün öz Ev faylını (Məişət kitabçası) istifadə edin.

Birincisi, bir fayl qutusu və ya bin yerinə, kuponlar və hədiyyə kartları kimi əşyalar saxlamaq üçün bölmələr və sonra ciblər ilə bir bağlayıcı yaratdım. Bu bağlayıcıdan istifadə etmək üçün aşağıdakı bölmələrə sahib ola bilərsiniz:

• Kuponlar / qruplar
• Hədiyyə Kartları
• Gələcək səfərlər / səyahət üçün sənədlər
• Mən təqdim etdiyim ödənişlər və çekimi geri almasını gözləyirəm
• Bir cihaz və ya böyük mebel parçası kimi böyük bilet əşyalarına daxilolmalar
• Bütün mükafatlarınız üçün cibiniz var
• Çalışdığınız qarşıdakı layihələr üçün qeydlər və istinad materialları
• Tərifləri *
• Vergi daxilolmaları
• Avtomobil / ev / kirayəçinin sığortası

Yəqin ki , bunların bir qismini Evernote hesabına tara bilərsən, ancaq sonra onlara lazım olduğunda onu təkrar çap etdirməlisiniz, beləliklə onu bu dəftərdə saxlayaraq ev tapşırığı kitabını zəng edin.

* Bir gün qayıtmaq istədiyiniz reseptlər üçün ayrı bir fayl saxlayın, lakin olmur.

07 07

Bir Fəaliyyət Dosyasını Quraşdırın

Fəaliyyət faylı, hərəkətə keçmək və sonra atmaq üçün lazım olan sənədlərdir. Daimi və ya uzun bir müddət ərzində (bir aydan çox müddətdə) təqdim edilməli olan hər hansı sənəd və ya sənəd, ehtimal ki, Evdəki faylınıza aiddir.

Fəaliyyət faylları bunlardır:

• Bir dəfə istifadə olunacaq və sonra atılacaq; və ya,
• Hərəkət etmək üçün gözlədiyiniz fayllar.

Xüsusi olaraq, bu kağızı tutmaq üçün bir qutu istifadə edin və bu qutuyu gəlir. Narıncı bir rəng seçin və düşüncəsiz olduğundan, həftədə ən azı bir dəfə qutuya keçməyinizi təmin edəcək. Bu da Inbox'unuzda poçt idarə etməyə köməkçi olmaq üçün də ikiqat ola bilər.

Action faylınızda saxlanılacaq nümunələr:

Daxil olan məktub:

• Məktubda aldığınız hər şey bu faylda olur
• Hər hansı bir kağız parçası səni əllər yaxud əl çantasında tutub yaxalamaqla bura gedir

Təqvim elementləri:

• Qarşıdan gələn hadisələr və onlarla birlikdə gələn hər hansı istiqamətlər və cavab kartları üçün dəvətnamələr
• Ödənişləri ödəyəcək və sonra parçalayacaq və ya geri qaytaracaq
• İmzalamaq üçün icazə slips
• Təyinat xatırlatmaları

Ödəniləcək maddələr:

• Ödəmə üçün park biletləri
• Ödəniş haqqı

Məhsullar Sizin gözləyirəm:

• Qayıtmaq qərarına gəldiyiniz təqdirdə son zamanlarda satın aldığınız hər şey üçün daxilolmalar. Məsələn, Amazon'dan bir paket alsanız, məhsullar işləməyəcəyi və geri qaytarılması vəziyyətində paket qutusunu bu qutuda silkələyirsiniz. Aldığınız digər paketlər üçün Ditto.
• Beklediğiniz bir şey üçün giriş. Məsələn, sığorta şirkətinə bir qanun göndərdiyinizdə və ödəniş gözləyirsinizsə, bu faylda olur. Bir şey geri döndüyünüz və geri ödəmənin bank hesabınızda və ya kredit kartı fakturamızda görünməsini gözlədiyiniz halda, bu qutuda keçir.

Bu faylları daha çox kateqoriyaya endirə bilərsiniz, ancaq bu qutuda hər şeyi atmaq və bir dəfə, həftədə iki dəfə və ya üç dəfə keçirmək daha asandır. Bu nöqtədə artıq ehtiyacınız olan hər şeyi geri qaytarmaq və ya parçalamaq, Arxivə və ya Evdəki hər şeyə fayl vermək və cavablandırılması lazım olan hər şeyi edə bilərsiniz. Məqsədi, bu faylın mümkün qədər az olmasını təmin etməkdir.

Amma ... bu fiqurun ən azı həftədə bir dəfə, tercihen daha tez-tez bu fayldan keçməsi lazımdır. Bu işi Şəxsi Həftəlik Təşkilatlı Routine'e əlavə etməyi məsləhət görürəm, beləliklə , siz sənədlərinizi nisbətən az miqdarda sənədlər saxlayır və saxlayırsınız