Ekspertlərdən Düzgün İdarəetmə Tipsləri
Beləliklə, hər gün bu işi aparmaq üçün hər şey var və siyahılarınız tamdır - birinci, ikinci və üçüncü nə edəcəyinizi necə bilirsiniz?
Olduqca çox hər kəs bunu etmək üçün çox vaxt və çox az vaxt var kimi hiss edir. Çox vaxt bədbəxtlik hissi, görünən bütün vəzifələri prioritetləşdirmək iqtidarında deyildir. İşinizə dair siyahı kimi dəqiq düşünsəniz, dəqiqə dəqiqə artır və hətta harada başlamadığınızı bilmirsinizsə, burada tapşırıqlarınızı necə müəyyənləşdirin, qiymətləndirin və prioritetləşdirin.
1. Siyahı olun
Vəzifənizin əhəmiyyətinə görə sıralamağa çalışmadan əvvəl, lazım olan və ya yerinə yetirmək istədiyiniz hər şeyi əhatə edən bir siyahısını tərtib etmək üçün vaxt ayırın. Fərqli tapşırıq tipləri üçün siyahılarınızı bölmələrə ayırın. Bu kateqoriyalara aşağıdakılar daxildir:
Gündəlik və ya həftəlik tapşırıqlar
Bunlar şəxsi ( yemək planlaşdırılması və baqqal alış-verişi ) və ya işlə əlaqəli (həftəlik komanda görüşləri) ola biləcək möhtəşəm "to-dos "lardır. Gündəlik bir qaydaya əməl etsəniz, bu vəzifələrlə tanış olacaqsınız; Əgər etməsəniz, bu bir yaratmaq üçün yaxşı bir vaxtdır. Daxil etdiyiniz şey dəyişə bilər - bəzi insanlar e-poçt yoxlamaq və ya baqqal satın almaq üçün özlərini xatırlatmaq lazım olmayacaqlar, lakin digərləri müəyyən vaxtlarda və ya müəyyən günlərdə müəyyən hərəkətləri yerinə yetirmək üçün strukturlaşdırılmış xatırlatmaları qiymətləndirirlər.
Son tarixləri olan vəzifələr
Bunlar, açıq-aydın bir tarixlə edilməli və əvvəlcədən hazırlıq tələb etməlidir. Nümunələr, üç həftə ərzində və ya altı aydan sonra planlaşdırdığınız bir partiyaya aid olan bir məktəb sənəd ola bilər.
Sözügedən bu tip vəzifələr - tez-tez layihələr - daha kiçik olan komponentlərə bölünür - məsələn, "kağız yazmaq" müvafiq kitabları oxumaq, qeydlərinizi təşkil etmək, bir xülasə yazmaq, ilk layihəni yazmaq və s. on.
Təkrarlanan tapşırıqlar
Bunlar gündəlik və ya həftəlik tezlikdə baş vermir, amma onlar bir dəfə də layihələr deyil.
Təkrarlanan vəzifələr diş həkimi təyinatlarını və ya üç aylıq vergilərinizi əhatə edə bilər.
Özünü hərəkətli, lazımlı tapşırıqlar
Bunlar sizin etdiyiniz bildiyiniz vəzifələr və ya layihələrdir, amma heç kim səni yaratmayacaq. Onlar nadir hallarda, heç olmasa, qurulmuş müddətə malikdirlər. Kiçik biznes səhifənizin təkmilləşdirilməsi və ya yeni bir əsas qayğı təminatçısını tapmaq düşünün.
Özünü hərəkətli, zəruri olmayan tapşırıqlar
Bunlar, daha çox xoşagəlməz fəaliyyətdir, buna baxmayaraq digər yollarla yola düşə bilirlər, daha açıq-aydın zəruri vəzifələr onları sıxışdırır. Zövq oxumaq və ya hobbilər üzərində işləmək düşünün.
Bir gün Görevler
Bu tapşırıqlar işlər siyahınızın altındakı və ya fikrinizin arxasında dayanır, lakin onlar adətən tez-tez və ya heç vaxt görülə bilməzlər. Məsələn: radyatörünüzü boyayın.
2. Siyahınızı təşkil edin
Hər şeyi yazdıqdan sonra, nə edəcəyinizi anlamaq və cədvəlinizi təşkil edə bilərsiniz. (Siz necə fiziki olaraq bunu edirsiniz - bir kağız, planlaşdırma , bir tətbiq, bir onlayn təqvim və ya digər məsələlərdə - sizin üçün işləyən bir üsul seçdiyinizdən və istifadə edəcəyinizdən az). düşünmək üçün:
Təcili və ya vacibdir
Bütün vəzifələr dörd kateqoriyadan birinə bölünə bilər. Əvvəlcə təcili və vacib vəzifələr, ən qısa zamanda, həyata keçirilməlidir; təcili, lakin vacib vəzifələr mümkün olduqda, əgər mümkün deyilsə, cədvəliniz açıldıqda onlara kifayət qədər rahatlıq və əlavə vaxt verməlidir; əhəmiyyətli lakin təcili olmayan vəzifələri əvvəlcədən planlaşdırılmalıdır, belə ki, onlar təcili olmayacaqlar; nə vacib və ya təcili olmayan tapşırıqlar potensial olaraq aradan qaldırıla bilər, baxmayaraq onlara zövq olsanız da, onlar daha tələbkar öhdəliklərlə dolu olmayacaqları üçün cədvəlinizə daxil edilməlidirlər.
Qiyməti qiymətləndirin
Bir vəzifənin dəyərini bir neçə yolla qiymətləndirə bilərsiniz. Digər insanların təsirinin olub-olmaması və bu insanlar sizin üçün nə dərəcədə vacibdir (sizin müdirinizin razılığı və sizə bağlı olduğunuz uşaqların rifahı, məsələn, siz razılaşdığınız bir kənar qrupun fikirlərindən daha vacibdir) Siz də uzunmüddətli ödəmə gördüyünüz vəzifələrə yüksək qiymət verə bilər və ya sadəcə tərifləməyiniz mümkündür.
Vəzifələri prioritetləşdirmək barədə oxuduğunuzda bir qayda ilə qarşılaşacaqsınız. Təsirlərin 80% -i səbəblərin 20% -dən az olduğunu bildirən 80-20 qayda və ya Pareto Prinsipidir. Bu sizin üçün doğru ola bilər və ya ola bilməz, amma əslində vaxt sərf etdiyinizi və səylərinizin hansı ödəniş etdiyini müəyyən etmək üçün yaxşı bir öyüd-nəsihətdir.
Zamanlama və çeviklik
Əməliyyat cədvəli dəyişikliklərə imkan verir və vaxt məhdudiyyətlərini tanıyır. Günlərinizi prioritetləşdirmək və planlaşdırarkən realist olun. Şübhə altına alındıqda, müəyyən bir tapşırıqın vaxtını yüksək qiymətləndirin.
Eyni zamanda iki tapşırığa ehtiyacınız varsa, başlamaq üçün seçdiyiniz ən yaxşı işinizə bağlıdır. Bəzi insanlar daha mürəkkəb bir şəkildə konsentrə olmaq yolundan daha sadə məsələni həll etməyi üstün tuturlar; başqaları daha ağır tapşırıqlara başlamışlarsa və bir və ya bir hissəsini hərəkətə keçmədən əvvəl götürsələr, əmin olacağıq. Əlbətdə ki, bu şəkildə məhsuldarlığınızı artıracaq iş tapmasanız, növbəti tapşırığa keçməzdən əvvəl başdan sona bir vəzifəyə və ya layihəyə başlamazsınız.
Gündəlik işlərinizin ən çoxunu üçə qədər məhdudlaşdırın. Gündüz də daha müntəzəm və ya daha az əhəmiyyətə və ya təcili olan daha kiçik vəzifələri özündə birləşdirə bilər, amma əsas vəzifələr üzrə yüklənmə, yəqin ki, stress və xəyal qırıqlığına səbəb olacaqdır.
Prioritetlərin dəyişə biləcəyini unutmayın - əgər müdiriniz indi bir şey etməyinizə ehtiyac duyarsa, əvvəlki prioritetiniz ehtimalla ikinciyə enir. Əlbəttə, cədvəlinizə daha çox vaxt qurmaq daha çox səbəbdir.
3. Batch vəzifələri
Batching vəzifələri bu nagging, bütün vaxtında vəzifələri həyata keçirilməsi üçün ən effektiv, səmərəli yollarından biridir. Batching sadəcə başqa bir şeyə keçməzdən əvvəl eyni tipli iş üzərində işləmək deməkdir. İlk addım təkrarladığınız tapşırıqları müəyyən etmək və daha sonra izləmək üçün sadə iş axını yaratmaqdır. Sonra, həmin işi istifadə edərək, eyni zamanda bu vəzifələri həll edirsiniz.
Batching, səmərəliliyi və məhsuldarlığı artırmaq üçün "partiyalarda" oxşar resursları tələb edən oxşar vəzifələri tamamlamağı tələb edir. Burada bəzi nümunələr var:
- Bütün fakturalarınızı eyni anda ödəyin
- Həyatınızı həftədə bir dəfə açın və bunu hər gün yığışdırın və heç vaxt əldə etməyinizə icazə verməyin
Batching sizə eyni tapşırıqları yerinə yetirən bir zolağa daxil olmaq imkanı verir və beləliklə, talimatları müəyyənləşdirmək üçün vaxt sərf etmək lazım deyil və ya bundan sonra nə etməlisiniz.
4. Tapşırıqları aradan qaldırın
Bütün vəzifələri sadaladığınız və onları ən əhəmiyyətli və ən azdan sıraladıqda, siyahıların altındakı tapşırıqlar aydın olacaqdır. Bunları bəzən başqasına verə bilər, amma mümkün olmadıqda, onlara vaxt versin və ya onları aradan qaldırmadığına qərar verin.
Siyahınızdakı vəzifələrinizə ehtiyacınız olmur və ya hətta istəmirsinizsə də, ancaq bir nöqtəyə əlavə etmək üçün təzyiqli olduğunuzu hiss edirsiniz (idman zalı gedin, bir kitab klubu iştirak edin). Bunları tamamilə aradan qaldırmaq olar.
Nəhayət, sadəcə çox şey etmək mümkündür - hər şeyin yerinə yetirilməməsi, prioritetləşdirməyinizdə daha çox praktikaya ehtiyacınızın olub-olmadığını və ya kimsəyə danışmağa davam etməyinizi müəyyənləşdirmək üçün iş yükünüzü qiymətləndirin. müəyyən vəzifə.