Gündəlik işimdə mən rabitədə, əsasən qeyri-kommersiya təşkilatları üçün çalışıram. Mən etdiyim işin bir hissəsi həm daxili, həm də xarici ünsiyyət üçün bir strategiyamızın təmin olunmasını nəzərdə tutur. Bu, həmçinin, mövcud təşkilatımın növbəti altı ayda bir planlaşdırmağı planlaşdırdığı bir ofis hərəkət planını da əhatə edir.
Bir ofis hərəkətində planlaşdırmağa qədər bir çox addım olduğunu düşünsən də, ünsiyyətə baxma vaxtı yoxdur, həm işçilərin, həm də müştərilərin xəbərdarlığını təmin edəcək bir firma strategiyası yaratmaq üçün həqiqətən bir və ya iki gün çəkməlisiniz qarşıdan gələn dəyişikliklər .
Hərəkətdən təsirləndiklərinə görə işçilərlə başlasaq.
Daxili Rabitə bu əsas mesajları daxil etməlidir:
- Açıq vaxt çizelgesi: hərəkətin bütün əsas addımlarını sıraladığınızdan əmin olun ki, hər kəs nə gözlədiyini və nə vaxt biləcəyini bilir.
- Qablaşdırma talimatları: Tərəf üçün ofisləri və ya kabinələri necə yığmaq barədə təlimat verin . Ambalaj materialları , qablaşdırma və son tarixlər üçün məsuliyyət daşıyırlar.
- Hər hansı bir ofisin bağlanması barədə qabaqcadan xəbərdarlıq : hərəkətdə, ofis avadanlığının və mebelin son paket və hərəkətini təmin etmək üçün ofisin bağlanması tələb oluna bilər. İşçilərinizin bu tarixlərdən xəbərdar olduğundan və işdə hərəkətin necə davam ediləcəyi və necə olacağı və onların iş cədvəlinə və iş yükünə necə təsir edəcəyinə əmin olun.
- Yeni ofis planı: Əməkdaşlar yeni yerin necə görünəcəyini və ofislərin necə qurulacağını erkən bilmək istəyirlər. Hələ də öz yerləri var və ya onlar artıq bir mərtəbəli və ya açıq mərtəbə planında olacaqlar? İş yerinin dəyişə biləcəyi işçiləri məlumatlandırmaq üçün bir yol yaratdığınızdan əmin olun.
- Yeni yer, park və dəmir yolu variantları: Yeni yerə lazım olan bütün məlumatları yeni məkana çatdırmaq üçün hazırlamaq üçün lazımi məlumatları verin.
Bütün əsas mesajları müəyyən etdikdən sonra bu mesajlarınızı necə çatdırdığınızı ən yaxşı şəkildə müəyyənləşdirməlisiniz. Istifadə etdiyiniz metod mesaj növü ilə həll edilməlidir.
Məsələn, zaman çizelgesi asanlıqla şirkət intranetiniz vasitəsilə verilə bilər; büroların bağlanması ən yaxşı suallar verilə və cavablandırılmasını təmin etmək üçün bir heyətdə təqdim edilə bilər.
Məqsədləri işçilərə çatdırmağın yolları:
- İntranet: bir intranet olan həmin şirkət və təşkilatlar üçün, bu, ən çox mesaj üçün ən adi platformadır. Bütün işçilərə çatan faylları və məlumatları asanlıqla yeniləyir.
- In-person görüşləri: mesajın nə olursa olsun, heyət yığıncağı elanlar etmək üçün yaxşı bir yerdir və işçilərə tam mübahisəyə imkan verəcəkdir. Siz həmçinin məlumatların necə çatdırılacağını nəzərdən keçirmək üçün toplantı vaxtı istifadə edə bilərsiniz, belə ki heyət məlumatlandırılacaqlar.
- E-poçt: E- poçt asan olsa da, məlumatı ötürmək üçün ən yaxşı yoldur. İnsanlar lazım olduğunda məlumatı tapa bilməyən çox sayda e-məktub göndərmək istəmirsiniz. E-poçt istifadə etsəniz, yalnız məlumatı əldə edə biləcəyi yerlərə məlumat vermək üçün istifadə edin.
- Ümumi qovluqlar : Bir intranetiniz yoxdursa, daha sonra hər kəsin əldə edə biləcəyi bir ağ sürücüsündə ümumi bir qovluq yaratsaq, insanların əldə etmək istədikləri məlumatı saxlamaq üçün növbəti ən yaxşı yolu.
- Bulletin board: məlumatların yerləşdirildiyi fiziki bir yer, çox yaxşı bir şeydir. İnsanlar tez-tez onu yoxlaya bilir, həmçinin insanların narahatlıqlarını müzakirə edə biləcək bir yer təmin edir.